Da qualche tempo anche in Italia è entrato in vigore il Codice dell’Amministrazione Digitale. Da quel momento è stato dato avvio a numerosi meccanismi aventi lo scopo principale di annientare le numerose pile di documenti cartacei, per fare spazio alle tecnologie informatiche più avanzate. Da gennaio 2016, circa il 40% degli investimenti di piccole, medie e grandi imprese, è stato diretto alla realizzazione di progetti volti a dematerializzare e digitalizzare i documenti da qualche tempo in archivio. Ormai è cosa nota che non solo le aziende ma anche le pubbliche amministrazioni, spesso si ritrovano a dover avere a che fare con cumuli di documenti in carta tra i quali è quasi impossibile trovare ciò di cui si ha bisogno. A sostituzione del cartaceo, infatti, sono subentrate registrazioni informatiche, ad esempio, riducendo la creazione di altri archivi ingombranti.
Denominata anche conservazione sostitutiva, gestione dei flussi informativi, oppure archiviazione ottica, essa si sta rivelando un modo concreto per semplificare al massimo la vecchia procedura di conservazione, essendo inoltre nel pieno rispetto dei termini di legge, utilissima anche ai liberi professionisti.
Finalmente, si spera prestissimo, sarà possibile dire addio ai numerosi faldoni di carte giacché l’archiviazione digitale è realizzabile mediante procedure approvate dallo stesso Ordinamento Giuridico Italiano. Grazie all’avvento dei moderni supporti informatici, basterà davvero pochissimo tempo per archiviare i propri documenti, riducendo il consumo di spazio e i costi relativi alla carta, alla corrente elettrica oppure all’inchiostro.
Ciascun’azienda, infatti, ha già ora riscontrato la riduzione di tali spese, e quelle concernenti gli spazi fisici destinati alla conservazione dei documenti cartacei da conservare. Non è inusuale che alcune piccole aziende siano costretta ad affittare magazzini esterni alla propria ubicazione, solo per porre al loro interno tutti i documenti della contabilità. Alcuni liberi professionisti, invece, si ritrovavano a utilizzare il proprio garage per archiviare i documenti, spinti dal fatto che per legge essi devono essere custoditi e conservati per un periodo pari a dieci anni.
Uno dei tanti vantaggi della digitalizzazione delle procedure, è anche quello di scongiurare eventuali errori di copia, stampa oppure di trascrizione.
A tutto ciò si lega infine il discorso relativo alla fatturazione elettronica.